Persönlich Agilität - Fokus statt MULTITASKING
Fokus durch Limitation von Arbeit und das Schaffen von Zeitfenstern.
“Ich hab soviel zu tun und arbeite ohne Pause, komme trotzdem nicht vom Fleck.” Kennst du das? Das muss nicht sein!
Ich plane alle meine Arbeiten und fokussiere mich ausschliesslich auf die Aufgabe mit der höchsten Priorität. Das heisst, ich fokussiere mich während eines Zeitfensters auf nur auf eine einzige Arbeit und lasse in dieser Zeit keine Störungen zu. Genau: Keine Störungen! Keine Entgegennahme von Telefonanrufen, keine Emailnotifikationen, kein Lesen von Emails, keine News, kein Chat, keinen Kaffee machen oder Kühlschrank-Gang im Home-Office oder sonstige Ausreden - nichts, nur die Tätigkeiten, die zum abschliessen meiner Aufgabe beitragen sind in diesem Zeitfenster erlaubt. Das Resultat: Ich schaff was weg! Ich fühl mich beim Verschieben jeder Arbeit in die “Erledigt!” Spalte einfach happy, bin froh, dass ich sehe was ich erledigt habe und fühl mich zufrieden.
Diesen hohen Fokus erziele ich mit 2 Techniken: dem ‘Personal Kanban Board’ und der ‘Pomodoro-Technik’.
Das persönlich Kanban-Board
Das “Personal Kanban Board” ist eine Methode, um Aufgaben und Projekte visuell darzustellen und den Fortschritt besser zu verfolgen. Dazu werden Aufgaben auf Karten notiert und auf einer Tafel, einem Whiteboard oder einer App in drei Spalten angeordnet: "To-Do", "In Arbeit" und "Erledigt". Aufgaben, die noch erledigt werden müssen, werden in die erste Spalte gelegt, während die Aufgabe, an der man gerade arbeitet, in die zweite Spalte verschoben wird. Sobald die Aufgabe erledigt ist, wird sie in die dritte Spalte verschoben.
—> Durchaus können weitere Spalten erstellt werden, z.B. “Warten auf Antwort” oder “Mein Tagesziel”. In die Spalte “Warten auf Antwort” ziehe ich Aufgaben hinein, die nicht abschliessen kann, da ich noch auf Antwort oder Entscheidung Anderer angewiesen bin. Die Aufgaben in der Spalte “Warten auf Antwort” warten da und Ich habe vollen Überblick wer mir noch was liefern muss, damit ich meine Aufgaben abschliessen kann. In der Spalte “Mein Tagesziel” ziehe ich am Morgen die Aufgaben, welche ich an diesem Tag erledigen will. Achtung: Es besteht die Gefahr der Überschätzung. Der Grundsatz weniger ist mehr, ist hier gut angewendet. Falls der Tag noch Stunden hat und du dein Tagesziel bereits erreicht hast, kannst du immer noch Arbeiten nachziehen, Kollegen deine Hilfe anbieten oder deine Zeit sonst sinnvoll investieren (Etwas früher Feierabend machen..?).
Die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik basiert auf der Idee, dass das menschliche Gehirn in der Lage ist, sich besser auf eine Aufgabe alleine zu konzentrieren, wenn es in kurzen Intervallen von 25 Minuten arbeitet und dann kurz für 5 min. Pause macht. Alle 3 Pomodoros gönne ich mir 15 Minuten Pause. Dies hält mein Energie- und Freudeslevel ganztägig hoch. Um die Pomodoro-Technik anzuwenden, kann man einen Timer auf 25 Minuten einstellen und sich während dieser Zeit ausschliesslich auf eine Aufgabe konzentrieren, Pause machen und danach mit der nächsten Pomodoro-Einheit beginnen. Ich nutze hierfür eine App auf meinem Computer, die mich akustisch an den Start einer Pomodoro und den Start der Pause erinnert.
5 Schritte zum direkten Durchstarten:
Schreibe die wichtigsten 20 Aufgaben je auf eine Kanban Karte in die Spalte “To-Do”.
Priorisiere deine Aufgaben in einer Rangreihenfolge. 1-2-3-4… usw.
Starte deine erste Pomodoro Zeiteinheit - Ab jetzt gilt 25 Minuten voller Fokus - Arbeite ausschliesslich an der Aufgabe mit der höchsten Priorität bis diese erledigt ist, dann ziehe die Aufgabe mit der jetzt höchsten Priorität in die Spalte “In-Arbeit”, usw.
Pause machen! Checke kurz, ob du zufrieden bist mit deiner Performance in diesem Pomodoro Zeitfenster.
Nächste Pomodoro starten und vollen Fokus.
Praxistipp
Ich reserviere mir morgens und nachmittags eine, manchmal zwei Pomodoro-Zeiteinheiten für Kommunikation wie Telefon, E-Mail, Chat etc. So kann ich die Benachrichtigungen von Mail, Chat, Kalender etc. bewusst und mit einem guten Gefühl ausschalten kann und mir sicher bin, dass ich für diese Anliegen meiner Kollegen, Kunden und Freunde ja eine Pomodor reserviert habe.
Viel Spass beim Ausprobieren!
Es ist wichtig zu betonen, dass die Pomodoro-Technik und das Personal Kanban nur Tools sind und dass jeder Mensch unterschiedlich arbeitet und sich organisiert. Es geht darum, die Techniken und Methoden auszuprobieren und anzupassen um herauszufinden, was am besten für einen selbst funktioniert. Mit etwas Geduld und Ausdauer kann man definitv die Produktivität und Effizienz im Alltag steigern. Ich empfinde eine Genugtuung, wenn ich Aufgaben in die Spalte “Erledigt!” schiebe. Hört sich etwas fremd an, doch versuche es aus und finde heraus, was das mit dir macht.
Viel Spass und Erfolg!
Mehr davon?
Deine Effizienz und deinen Fokus kannst du mit weiteren Techniken verbessern. Lies dazu den Blog Entwickle dein Führungsverhalten weiter: der “Do”, “Lead”, “Coach”-Ansatz.
Eine Möglichkeit, deine Arbeitsweise und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern beschreiben die Micro Habits. In den Downloads findest du die praktische Toolbox Micro Habits.
Mehr über Kanban lernst du in den Angeboten der Academy.
Autor
Philipp Engstler
Agile Coach & Registered Scrum Trainer, Agile Leadership Journey Guide
