Swisscom Directories AG stand vor der Herausforderung bereits agile- mit klassisch organisierten Unternehmensteilen zu einem grossen Ganzen zusammen zu führen. Das Transformationsteam ging dabei einen etwas anderen Weg, nämlich der einer partizipativen agilen Transformation mit mehreren Grossgruppen- Events. Die Serie fand ihren Höhepunkt als die Mitarbeiter mittels Self-Selektion ihre eigene Teams bildeten. In dieser Serie von Blog Posts berichten wir über die Herausforderungen, unsere Erfahrungen und die Resultate unseres gemeinsamen Schaffens im Transformationsteam von Localsearch.
In diesem Blog Post schauen wir auf das 2. Big Room, wo die gegen 100 Mitarbeitern selbst-organisiert Teams bilden.
Ausgangslage
Dieser partizipative Prozess wurde nach den Weihnachtsferien in einem 2. Big Room mit gegen 100 Teilnehmern fortgesetzt. Er stand im Fokus des organisatorischen Changes. D.h. die Mitarbeiter sollten sich selbstorganisiert erst jeder einer Gilde und dann einer Saga anschliessen. Doch soweit waren wir leider noch nicht. Einerseits war noch völlig unklar wieviele Sagas und Gilden Localsearch benötigt wird. Kam noch erschwerend dazu, dass das Transformationsteam nun neu auch noch die Aufbau- bzw. Linienorganisation anpassen sollte. Auch waren die Inputs zu den strategischen Themen noch immer nicht verarbeitet. Es galt also noch einiges vorzubereiten.
Vorbereitung
Die Herausforderung mit der Linienorganisation konnte elegant umschifft werden. Mit dem top-Management wurde vereinbart an den beiden folgenden Events den Fokus auf die Ablauforganisation zu legen. Alles Andere hätte zu Verwirrung bzw. zu einem Chaos unter den Mitarbeitern geführt. Nichts destotrotz konnten wir über die Gilden quasi Gefässe anbieten die zukünftig bei Bedarf einer Linie zugeordnet werden können. Hierfür verarbeiteten wir die Inputs aus dem 1. Big Room und vereinfachten die Anzahl der Gilden anhand der vorgängig definierten Rahmenbedingungen soweit möglich. Dies würde die erste Sitzordnung am 2. Big Room bilden.
Zwischenresultat aus dem Gildendesign aufgrund des Inputs aus dem 1. BR, Quelle Localsearch, 2017
Schwieriger gestaltete sich das Design der Sagas. Diese sollten sich per Definition am Value Stream orientieren und aus den aktuellen strategischen Themen eine stabile Mission ableiten. Hiermit war das Transformationsteam schlicht überfordert. Es handelte sich um ein Huhn/Ei-Problem. Ohne die Mission bzw. Saga konnten die Mitarbeiter sich nicht selbst-organisiert einem x-funktionalen Team anschließen und ohne das Team konnte man nicht herausfinden was eine geeignete Mission ist bzw. welche strategischen Themen zusammen gehören. Die Lösung war bestechend einfach. Die Product Owner (PO) Gilde bestand zwar offiziell noch nicht, dennoch übertrugen wir den aktuellen Product Ownern diese Aufgabe. Sie sollten selbst-organisiert herausfinden, welche strategischen Themen fachlich von einander abhängen bzw. zusammen gehören. Zudem konnten sie auch fachlich einschätzen wie gross die Themen waren und ob eine weitere Saga gebildet, oder das Thema weiter geschnitten werden musste. Der Vorteil dieses Zwischenschrittes war, dass die Product Owner sich auch schon für die Themen bewerben konnten und in der PO-Gilde untereinander ausmachten wer, welche strategischen Themen zieht. Aus dieser Self-Selektion arbeiteten die POs eine Mission aus, welche sie am 2. Big Room zusammen mit den strategischen Themen pitchen konnten.
2. Big Room - Bildung der Gilden-/Saga-Teams via Self-Selektion
Das 2. Big Room mit wiederum gegen 100 Teilnehmern startete mit der Self-Selektion aller Mitarbeiter in die Gilden. Da eine Gilde auch über Aufgaben verfügt hatte somit jeder einen Heimathafen und genügend Arbeit, auch wenn ein Mitarbeiter keinen Platz fand in eine Saga. Dies war psychologisch wichtig. Denn durch die Rahmenbedingungen des Transformationsteams (u.a. kleine effektive Teams zu bilden) erlaubte solch ein Umstand.
Zwischenresultat Sagas vor Self-Selektion aus Gilden, Quelle Localsearch, 2017
Nachdem die Gilden gebildet wurden, sich diese eigene Namen geben konnten, deren Rituale aufgesetzt hatten, etc. Ging es daran die Sagas zu staffen. Analog der Vorbereitung sassen die Mitarbeiter nun bereits in einem ersten Vorschlag, welche die PO’s ausgearbeitet hatten zusammen und begannen diesen nun anhand der Pitches der Mission bzw. Strategischen Themen zu adaptieren. Hierfür gab es mehrere Loops. Mit jeder Iteration fragten wir die Confidence zum aktuellen Setup ab. Dies gab eine gute Indikation, welche Sagas schon auf gutem Weg und welche noch Herausforderungen zu lösen hatten. Wie sich später zeigen sollte war dies noch immer nicht ganz die finale Organisation.
Zwischenresultat Sagas nach Self-Selektion aus Gilden, Quelle Localsearch, 2017
Der Tag wurde abgerundet indem die neuen Sagas bspw. alle bisherigen Artefakte und Rituale (Kalendereinträge, Taskboards, Intranetseiten, etc) archivierten und neu aufbauten. Es wurde zudem auch selbst-organisiert die Sitzordnung gemeinsam neu definiert, um dann umgehend zügeln zu können. Mit all diesen Aktivitäten wurde der Change soweit möglich direkt verankert.
Learnings
Die Nutzung der Schwarm-Intelligenz aller Mitarbeiter, oder die Vordefinition der Sagas durch die PO-Gilde, erwies sich als ein sehr effektives Vorgehen. Zudem wurden so die Betroffenen zu Beteiligten gemacht, was als sehr positiv gewertet wurde.
Kleinigkeiten wie, dass sich die Sagas/Gilden selbst neue Namen geben konnten waren für die Mitarbeiter wichtige Schritte für die Verankerung des Changes und wurden im Plenum den Anderen gegenüber euphorisch verkündet.
Der Entscheid im Transformationsteam, die Sagas bereits in der Sitzordnung eines möglichen Vorschlags der Sagas zu starten schient effizient und moralisch besser. Es erwies sich jedoch psychologisch als schwieriger für die eben erst neu zusammengewürfelten Teams einzelne Personen wieder „auszuschliessen“ als neue dazu zu nominieren. Dies würde zukünftig sicherlich anders gehandhabt.
Die Self-Selektion führte zu einzelnen Härtefällen. Es empfiehlt sich zum Wohle des grossen Ganzen die Einzelschicksalen aufzunehmen und im Nachgang zum Big Room zu lösen.
Wie gehts weiter?
Im nächsten Blog Post berichten wir über die Vorbereitung und die Durchführung des 3. Big Rooms, wo mit allen Beteiligten in einem partizipativen Vorgehen die strategischen Themen gemeinsam in Ihr Saga-Backlog runterbrachen, Abhängigkeiten und Risiken identifizierten, etc.
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