Klassische Evaluationen(RfI > RfP > RfQ) sind teuer, dauern lange und fokussieren primär auf das gewünschte Produkt oder Service. Agile Organizationen sind sich gewohnt sich anders zu formen. Ich fragte mich, ob es nicht ein anderes, leaneres Vorgehen gibt, Daraus entstand der Lean Proposal Canvas: 1 TAG <> 1 SEITE <> 1 Evaluation

Bei unseren Kunden sehen wir, dass die Akzeptanz, mit externen Partnern agile Verträge einzugehen zunimmt. Denn die Vorteile wurden zu offensichtlich. Wie dem auch sei, irgendwie blieb der Evaluationsprozess bis heute unverändert: RfI >> RfP >> RfQ. Dies ist sehr mühsam denn:

  • Evaluationen sind teuer für den Evaluator und den potentiellen Partner

  • Time to Market wird verringert

  • Vergleich von mehreren n-Seitigen Angeboten ist komplex

  • Fokus liegt nur auf den Produkten/Services bzw. der Papierarbeit

  • Die Menschen, welche am Angebot arbeiten sind oft nicht dieselben wie die, die den Service erbringen

  • Agile Teams würden sich anders formieren

  • Ein zusätzlicher Übersetzungsschritt vom klassischen Angebot zum agilen Vertrag wird benötigt

Erstaunlicherweise konnte ich keine akzeptable bestehende Lösung finden. So entschied ich mich "das Rad neu zu erfinden", besten Dank an dieser Stelle an alle die dabei mitgeholfen haben!- Zuerst startete ich indem ich mir einige ambitionierte Ziele setzte, welche ich mit dem leaneren Vorgehen einer Evaluation erreichen wollte:

  1. Reduktion der Vorbereitungsaufwände auf ein Minimum (reduce waste)

  2. Dramatische Verbesserung von Time to Market (Tage statt Wochen/Monate)

  3. Angebot auf nur EINER Seite mit vordefinierten Struktur um das Vergleichen von mehreren Angeboten zu vereinfachen

  4. Fokus wird auch auf die Evaluation des Partners gelegt (Soft- & hard Skills)

  5. Das Lean Proposal Canvas ist ein agiler Vertrag

Inspiriert vom lean canvas von Ash Maurya und dem Business Model Canvas von Alexander Osterwalder startete ich mit der Entwicklung einer neuen adaptierten Version. Nach einigen Iterationen und mehreren Problem/Solutions Interviews, Experimenten und real Case Umsetzungen möchte ich Euch mit etwas Stolz die aktuelle Version 1.7 vorstellen.

Auf der rechten Seite geht es um die Bedürfnisse des Evaluators, der einen neuen potentiellen Partner (linke Seite). Im Zentrum steht die Frage, ob die beiden die gemeinsam die Ziele (in der Mitte) erreichen können?

Was ich wirklich mag an einer Lösung via Canvas ist die Einfachheit, die Vergleichbarkeit bzw. die Struktur, welche dem höchsten Risiken zuerst folgt. Ich habe versucht das Lean Proposal Canvas nach denselben Grundsätzen zu designen.

Risiko 1: Haben wir wirklich den richtigen Partner?-Falls nicht können wir stoppen

 

Risiko 2: Passen die Konditionen beidseits?-Falls nicht können wir hier stoppen

 

Risiko 3: Passt das Team und glauben wir dass sie gemeinsam die Ziele erreichen können?-Falls nicht können wir hier stoppen

 

Risiko 4: Hat der potentielle Partner das Zeug auch übers Projekt hinaus?-Falls nicht können wir hier stoppen

 

Aber ist eine Seite wirklich alles?

Je nach Umfang und Komplexität vielleicht. Meist werden aber entsprechende Anhänge zum Lean Proposal Canvas benötigt.

 

  1. Epic/user story patternLean Canvas um die Kundenprobleme und dessen Business Value zu beschreiben

  2. True north, was sind die aktuellen strategischen Topics und wie verteilt sich das Investment darauf

  3. Factsheets (1 Seite) pro Service/Produkt/etc um die Oppertiunitäten, USP zu beschreiben

  4. Go Product Roadmap um die Kundenprobleme in Ziele, Features zu slicen, inkl. grobschätzung des Timings und der KPI’s wie der Erfolg gemessen wird

  5. CV’s der offerierten Teammitglieder auf die geforderten Profile

  6. Customer Journey, high-level Architecture, Culture Manifesto, AGB's, um die Rahmenbedingungen fest zu legen

  7. Rate Card pro offeriertem Profile, Service, Product, etc


Wäre es nicht unglaublich mithilfe dieses Instrumentes eine Evaluation innert weniger Tage durchzuführen?-Nichts leichteres als das, wir machen es genauso wie wir es sonst auch gewohnt sind zu arbeiten: AGILE!

1. Initialisierung (Forming):

Der Setup eines agilen x-funktionalen Evaluationsteam, welches aus allen kundenseitigen Personen bestehen die zukünftig mit dem neuen Partner zusammenarbeiten werden. Weitere Stakeholders falls nötig. Wichtig, das x-fuktionale Evaluationsteam muss zwingend über die nötigen Entscheidungskompetenzen verfügen.

2. Vorbereitung (Storming)

Zuerst sollten die high-level Anforderungen durch das x-funktionale Evaluationsteam erhoben werden (Mittlere/Rechte Seite des Canvas). Bereite falls nötig auch schon entsprechende Anhänge vor. Erst dann werden potentielle Partners eingeladen inkl. entsprechendem Briefing zum Vorgehen. Auf dieser Basis sollen diese in der Lage sein die richtigen Ressourcen aufzubieten, welche bei Zuschlag auch direkt mit dem Kunden zusammenarbeiten würden. D.h. auch der potentielle Partner stellt ihrerseits ein x-funktionales Evaluationsteam mit entsprechenden Entscheidungskompetenzen.

3. Umsetzung (Norming)

Das Spezielle ist nun, dass das Angebot anhand des Lean Proposal Canvas und seinen Anhängen gemeinsam mit dem potentiellen Partner in einem agilen Vorgehen ausgearbeitet wird. Mittels mehreren Iterations angefangen beim Planing, break out Sessions, hack-Rooms, Reviews, Demo’s, etc. Das Lean Proposal Canvas wird dabei Sektion für Sektion durchlaufen. Am Ende des Tages sollte ein komplettierter Lean Proposal Canvas und ein erstes Feedback/Entscheidung vorliegen.

Schritt 3.) wird mit mehreren Kandidaten durchlaufen.

4. Entscheidung

Bei der finalen Entscheidung werden 1-2 potentielle Partner gezogen, welche in die nächste Phase "Agile Delivery" eintreten.

5. Start agile Delivery (Performing)

Nach der Entscheidung wird umgehend mit dem agile Delivery gestartet. Sollte noch Unsicherheit bestehen, oder 2 Kandidaten/Produkte auf ähnlichem Niveau agieren besteht die Möglichkeit mit den Letzten 2 in einen Proof-of-Concept zu gehen. Dies wird trotzdem billiger, als wenn zu einem späteren Zeitpunkt gewechselt werden müsste (Vergleiche auch Analogie zu late bug detection the costs increases exponentially).
 

Download Lean Proposal Canvas v1.9:

Rückblick: Welche der gesteckten Ziele wurden erreicht?

  1. ✅ Reduktion der Vorbereitungsaufwände auf ein Minimum: Wir machen das Wichtigste alle gemeinsaman EINEM Tag (3.).

  2. ✅ Dramatische Verbesserung von Time to Market (Tage statt Wochen/Monate): Die Evaluationsschritte 1.) bis 3) dauern max. einige Tage, sodass erster Business Value sehr schnell geliefert werden kann

  3. ✅ Angebot auf nur EINER Seite mit vordefinierten Struktur um das Vergleichen von mehreren Angeboten zu vereinfachen: Das Lean Proposal Canvas ist die Lösung

  4. ✅ Fokus wird auch auf die Evaluation des Partners gelegt (Soft- & hard Skills): Während der gemeinsamen Erstellung des Lean Proposal Canvas und seinen Anhängen lernen sich die Parteien, bzw. seine zukünftigen Teammitglieder näher kennen wie sie agieren, denken und fühlen

  5. ✅ Das Lean Proposal Canvas ist ein agiler Vertrag: Das Lean Proposal Canvas muss nur noch gemeinsam unterschrieben werden

Nun bin ich gespannt auf Euer Feedback. Habt ihr ähnliche Erfahrungen, was fehlt Euch in der aktuellen Version noch, was würdet Ihr anders machen?

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