Swisscom Directories AG stand vor der Herausforderung bereits agile- mit klassisch organisierten Unternehmensteilen zu einem grossen Ganzen zusammen zu führen. Das Transformationsteam ging dabei einen etwas anderen Weg, nämlich der einer partizipativen agilen Transformation mit mehreren Grossgruppen- Events. Die Serie fand ihren Höhepunkt als die Mitarbeiter mittels Self-Selektion ihre eigene Teams bildeten. In dieser Serie von Blog Posts berichten wir über die Herausforderungen, unsere Erfahrungen und die Resultate unseres gemeinsamen Schaffens im Transformationsteam von Localsearch. 

In diesem Blog Post schauen wir auf das 1. Big Room, wo das neue Modell mit gegen 100 Mitarbeitern gechallenged wurde.

Zurück zum vorgängen Artikel der Story: Self-Selektion@Scale - Was wenn die Organisation sich selbst umorganisiert (1. Teil - Einführung)

Ausgangslage

Durch die Wechsel in der Geschäftsleitung herrschte zu diesem Zeitpunkt eine grosse Verunsicherung unter den Mitarbeitern. Ein erster Event sollte schnellstmöglich durchgeführt werden. Das Transformationsteam machte sich an die Arbeit diesen zu organisieren. Es war zu diesem Zeitpunkt noch unklar wieviele Events wir benötigen würden und was an welchem Event thematisiert werden sollte. Wir entschieden uns für eine rollende Planung. Wir stellten uns die Frage wie können wir allen Mitarbeitern auf den doch so unterschiedlichen Wissensständen nun konkret am Besten abholen und auch deren Historie gerecht werden?

Vorbereitung 

Aufgrund der sehr heterogenen Organisation entschieden wir uns im Transformationsteam zuerst unser Modell von Sagas (x-funktionales, empowertes Team mit einer Mission, welche sich am Value Stream von localsearch orientiert) und Gilden (Community of Practice analoger Expertise, empowert diese gemeinsam weiter zu entwickeln) mit allen Mitarbeitern inkl. dem Management zu challengen. Hierfür bedurfte es eines gemeinsamen Verständnisses inkl. grober Rahmenbedingungen. Wir definierten dies bewusst nicht im Detail sondern wollten dies durch die Mitarbeiter selbst am Event definieren lassen.

Die Einführung eines agilen Portfolio Managements gab uns Fokus und vereinfachte die Zusammenarbeit massiv
— Isabelle Hen-Wollmarker, Leiterin Marketing, Audience and Strategy, Mitglied der Geschäftsleitung

Parallel dazu lief ein separater Stream welcher sich um die Neuausrichtung der Vision und Strategie von Localsearch beschäftigte. Das Transformationsteam verfügte über entsprechende Vertreter auch in diesem Stream und beeinflusste z.B. die Form wie die neuen strategischen Themen ausgearbeitet wurden, nämlich mittels einer angepassten Form des Business Model Canvas. Dieser Stream förderte zudem die schiere Anzahl von mehr als 100 Projekten zu Tage, welche aktuell in Umsetzung waren. Daher machte sich der Strategie-Stream zur Aufgabe diese auf die wichtigsten und dringendsten Themen für das 1. Quartal 2017 zu reduzieren

1. Big Room - Challengen des neuen Modells inkl. Ausblick über die strategischen Themen 2017

Anfang Dezember 2016 war es soweit und wir alle vom Transformationsteam waren gespannt wie die gegen 100 Teilnehmer den partizipativen Tages Event annehmen würden?-Eins vorneweg: Unsere Bedenken stellte sich als unbegründet heraus, das Feedback war durchwegs positiv.

Im ersten Big Room wurde die Transformation für jeden spürbar eingeläutet. Mit Stephano Santinelli, dem CEO von Localsearch, hatten wir die Keynote bestmöglich besetzt und seine Message war eindeutig: Alle bisherigen Strukturen und Abläufe werden aufgehoben und neu am Kunden ausgerichtet. Nach der Keynote stellte Colin Griel, Head of Engineering und Product Owner des Transformationsteams das Modell der Gilden und Sagas vor.

Colin Griel, Head of Engineering in Aktion, Quelle: Localsearch, 2017
 

Ein Big Room bietet nebst der Lösung von fachlichen und organisatorischen Fragen mittels Schwarmintelligenz auch eine soziale Integration und ist somit viel zielgerichteter als 100 Meetings
— Mirko Kleiner, co-founder flowdays / lead Agile Coach bei localsearch

Ihm folgten Vertreter der Pilotorganisation, welche über ihre Erfahrungen der letzten 12 Monate bzgl. Sagas und Gilden aus der Praxis berichteten. Wichtig für die Akzeptanz war, dass Sie nicht nur über das positive sondern auch von Ihren Herausforderungen und Learnings berichteten.

Mathias Vettiger, Product Owner in Aktion, Quelle: Localsearch, 2017

Die Präsentationen wurden kurz, eher als lightning Talks, gehalten. Sodass die meiste Zeit in interaktiven breakout-Sessions investieren werden konnte. Dort besprachen nun die Teilnehmer in welcher Gilde sie sich heute zugehörig fühlen, was sie darunter verstehen, usw. Die Zwischenresultate wurden jeweils im Plenum besprochen und offene Fragen ans Transformationsteam zurückgespielt. Interessanterweise konnten die meisten Fragen meist bereits in den Kleingruppen gelöst werden.

Bestandsaufnahme Gildenzuteilung via Self-Selection, Quelle: Localsearch, 2017

Auch hatten wir die Kleingruppen extra so durchgemischt, sodass eine grösstmögliche Diversität gegeben war, von Mitarbeitern welche in der Pilotorganisaiton schon Erfahrungen gesammelt hatten und solchen die das erste Mal von Gilden/Sagas hörten. Dies erlaubte eine spannenden Diskurs mit ganz unterschiedlichen Sichten und Inputs. Es förderte zudem die soziale Integration unter den Mitarbeitern.

Definition der Kompetenzen, Verantwortungsbereiche & Aufgaben einer Gilde in der Grossgruppe, Quelle: Localsearch, 2017

Der 2. Teil des ersten Big Rooms bestand darin die Mitarbeiter auf die neue Vision bzw. die anstehenden strategischen Themen fürs Q1/2017 einzustimmen. Dies kam dem Management und dem Strategie-Stream sehr gelegen. Die strategischen Themen wurden durch die Business Owner in einem Marktplatz vorgestellt, Inputs aufgenommen und Fragen direkt beantwortet. Dies gab den Mitarbeitern eine erste Idee an was sie im neuen Jahr arbeiten würden und so wurde das neue Jahr quasi schon im Dezember eingeläutet. In einer bis dahin von Unsicherheit geprägten Zeit wurde dies seitens der Belegschaft als sehr positiv aufgenommen. Zudem wurde eine weitere Brücke geschlagen zwischen Mitarbeitern, Business Owner und top Management.

Marktplatz von strategischen Themen in der Grossgruppe, Quelle: Localsearch, 2017

Learnings

  • Der Effekt, dass der CEO alte Strukturen auflöst, bzw. wie Vasco Da Gamma die Schiffe verbrannt, ist psychologisch gesehen nicht zu unterschätzen. Er fungiert als Motivator das Neue besser annehmen zu können.
  • Es war ein unglaublicher Vorteil, dass wir nicht ein theoretisches-, sondern ein durch die Pilotorganisation bewährtes Modell vorstellen konnten. Die ehrlichen lightning Talks schafften ein greifbareres Verständnis des Modells in der Praxis. 
  • Die Pilotteams erlaubten uns auf deren Erfahrungen zurück zu greifen und Fragen im Schwarm durch den Schwarm selbst zu beantworten. Andernfalls wären die Vertreter aus dem Transformationsteam als Experten dagestanden und somit zwangsläufig nicht auf Augenhöhe mit den Mitarbeitern gewesen. 
  • Dadurch, dass im Transformationsteam nur eine grobe Definition der Sagas/Gilden inkl. weniger Rahmenbedingungen vorgegeben wurde konnten die Teilnehmer ihren Teil der Lösung dazu beitragen. Somit wurde das Modell auch zu ihrer Lösung
  • Die strategischen Themen ebenso in einem partizipativen Vorgehen vorzustellen war sehr effektiv und wurde von den Mitarbeitern sehr geschätzt. Nun war volle Transparenz da und auch allfällige hierarchische Barrieren fielen zunehmens.
  • Suboptimal war, dass wir aufgrund der anstehenden Weihnachtsferien die Mitarbeiter in einem unguten Gefühl auseinander gehen lassen mussten. Die wichtigste aller Fragen war nähmlich noch unbeantwortet: Brauchts mich zukünftig noch?

Wie gings weiter?

Im nächsten Blog Post berichten wir über die Vorbereitung und die Durchführung des 2. Big Rooms wo mit allen Beteiligten die Self-Selektion in das neue Modell bzw. die Gilden und Sagas durchgeführt wurde.

>> Vor zum nächsten Artikel der Story: Self-Selektion@Scale - Jetzt gilts ernst mit Self-Selection (3.Teil)

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