Swisscom Directories AG stand vor der Herausforderung bereits agile- mit klassisch organisierten Unternehmensteilen zu einem grossen Ganzen zusammen zu führen. Das Transformationsteam ging dabei einen etwas anderen Weg, nämlich der einer partizipativen agilen Transformation mit mehreren Grossgruppen- Events. Die Serie fand ihren Höhepunkt als die Mitarbeiter mittels Self-Selektion ihre eigene Teams bildeten. In dieser Serie von Blog Posts berichten wir über die Herausforderungen, unsere Erfahrungen und die Resultate unseres gemeinsamen Schaffens im Transformationsteam von Localsearch.

In diesem Blog Post schauen wir auf das 3. Big Room, wo die gegen 100 Mitarbeitern selbst-organisiert die strategischen Themen gemeinsam runter brachen.

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Ausgangslage

Direkt am Folgetag nach dem 2. Big Room führten wir das 3. Big Room mit allen Mitarbeitern inkl. Aller Stakeholder durch. Es sollten die neuen strategischen Ziele gemeinsam runtergebrochten, Abhängigkeiten identifiziert und die Ziele für das erste Quartal 2017 (bottom-up/top-down) bestimmt werden. Übergreifendes Ziel war das Alignment von Management und allen Teams. Zudem sollte die normale Arbeit direkt am Folgetag aufgenommen werden können. Es sollte sich noch zeigen ob wir damit die Mitarbeiter überforderten oder ob Sie mit dem Tempo mithalten konnten?

Vorbereitung

Für das 3. Big Room galt es nicht mehr viel vorzubereiten. Die Strategische Themen, der Raum inkl. Hilfsmittel und die Sagas waren schon vorhanden. Es galt nun einzig noch die Stakeholder vorgängig zu Briefen bzw. einzuladen und die Moderation entsprechend vorzubereiten.

Es gibt niemand Besseres und keinen Anderen den wir noch rufen könnten als die Anwesenden, also bitte entscheidet!
— Tranformationsteam localsearch

Big Room - Partizipative, strategische Ausrichtung der Sagas 

Die Sagas arbeiteten nun ein ums andere strategische Thema ab, brachen es runter in Epics und User Stories, identifizierten Abhängigkeiten und Risiken und beantworteten aufkommende Fragen direkt mit anderen Sagas bzw. mit den Stakeholdern. 

Quelle Localsearch, 2017

Andere bereits schon gefestigte Sagas machten sich direkt an die Umsetzung :-).

Search.ch Saga in Aktion, Quelle Localsearch, 2017

Die wichtigsten Zwischenresultat wurden nach Ablauf der Timebox im Plenum kurz vorgestellt bzw. mit allen geteilt. Kleinere Risiken, oder Abhängigkeiten wurden direkt zwischen den Sagas thematisiert und versucht aufzulösen. Um das Vorgehen allen gleich zu vermitteln führten wir die erste Iteration sehr eng getacktet durch unterstützt durch eine ebenso enge Moderation und Begleitung durchs Transformationsteam. Die weiteren Iterationen waren dann komplett selbst-organisiert und grosszügiger getacktet.

Céline Massé, Product Owner in Aktion, Quelle Localsearch, 2017

Mit der Zeit bildeten sich verschiedene, übersichtliche Boards (Business Objectives, Risiken, Rhythm, etc) inklusive einem top-down/bottom-up Alignment bzw. Commitment. So konnte nun aus erster Hand erfahren werden wieso bspw. einige strategische Themen noch nicht angegangen werden konnten, oder nicht Platz hatten in diesem Quartal.

Rhythm Board, Quelle Localsearch, 2017

Mitarbeiter, welche aktuell nicht genug zu tun hatten waren angewiesen ihrer aktuellen Arbeit nachzugehen. Sie blieben aber jederzeit vor Ort und für Rückfragen verfügbar.

Am Abend wurde zum Abschluss eine Kurzdemo der Resultate inkl. Q&A mit der Geschäftsleitung durchgeführt. 

Learnings

  • Trotz des sehr unterschiedlichen Wissenstandes und Stati der einzelnen Sagas konnte jede Saga zum Ende des Tages eine agile Roadmap vorweisen.
  • Wichtige Risiken und Abhängigkeiten wurden direkt mit den anderen Sagas thematisiert und wo möglich direkt aufgelöst. So wurden aufgrund von fachlichen und technischen Abhängigkeiten noch weitere Rochaden in den Sagas vorgenommen und der Setup weiter optimiert.
  • Die unmittelbare Verfügbarkeit aller Mitarbeiter und Stakeholder war sehr effektiv. Offene fachliche Fragen konnten direkt beantwortet, Risiken thematisiert und gemeinsame business Ziele abgemacht werden.
  • Der Umstand, dass die Sagas in den vorgängigen Big Rooms empowert wurden half, dass nun wirklich Entscheidungen getroffen wurden. 
  • Das Management, bzw. das Portfolio Management und die Business Owner mussten auch akzeptieren, dass für einige strategische Themen die Zeit noch nicht gekommen war. Da sie dies aus erster Hand erfuhren konnten Sie dies besser akzeptieren und ein Überladen der Teams fand nicht statt.
  • Es hat sich bewährt keinen Unterschied zu machen ob die Mitarbeiter einer Sagas „Externe" oder „Interne" sind. Es zählte deren Expertise und die musste vor Ort sein.

Wie gehts weiter?

Die partizipative real-time Transformation war ein voller Erfolg. Es gilt nun die Learnings mit zu nehmen und sowohl am localsearch Modell, die Zusammenarbeit/Ablauforganisation, die Linienorganisation, als auch das nächste Big Room selbst kontinuierlich weiter zu verbessern. Die Transformation bzw. die Journey hat erst begonnen!

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